Feedback zonder cadeauverpakking

“Sommige mensen in dit team houden zich stelselmatig niet aan afspraken en komen daar mee weg” zegt Pieter tussen neus en lippen door.

Ik kijk even rond.

Niemand lijkt warm of koud te worden van deze uitspraak. Dit is al de zoveelste opmerking in de reeks ‘we praten over collega’s die erbij zijn, zonder te specificeren over wie we het hebben, maar iedereen weet over wie het gaat. Ook degene over wie het gaat.’

“Kun je man en paard noemen?” vraag ik. “Dit is al de zoveelste keer dat feedback wordt gegeven, zonder dat het duidelijk is voor wie die bedoeld is”. “Oh, maar wij weten heel goed over wie het gaat hoor. En de persoon zelf ook” legt Pieter uit.

Nu komen er wat vlekken in zijn nek. In de mijne ook trouwens.

Ik voel me gespannen en geïrriteerd tegelijk.

Ik kijk weer rond.

Wat zenuwachtig gelach.

“Over wie gaat het dan?” vraag ik. “Over mij” zegt Erik.

Het is de eerste keer dat ik hem hoor.

Daarna zegt hij niks.

Niemand zegt iets tegen hem. Niemand stelt hem een vraag. Gezien de omstandigheden zou je dat wel verwachten.

“Wil iemand Erik een vraag stellen?” probeer ik. Mensen kijken me onzeker aan. Ik besluit niet te reageren.

Dat werkt gelukkig.

Emma heeft een vraag: “Erik, het lijkt alsof je het helemaal niet erg vind om door Pieter te worden aangesproken. Klopt dat ook?”

Hè hè, voor het eerst échte interactie.

“Nou, volgens mij lever ik mijn waarde aan dit team en zolang alléen Pieter er last van heeft is het misschien niet zo’n groot probleem…” antwoord Erik.

“Nou…” gaat Emma verder “Jij bent niet de enige die zich regelmatig niet aan afspraken houdt. Dat ten eerste.

En ten tweede… Volgens mij is Pieter niet de enige die er last van heeft..”

Stilte.

Emma verbreekt boos te stilte: “Potverdorie, waarom zijn wij nou altijd de enige die hier hun mond opentrekken!”

Ik moet ontzettend mijn best doen om lui te blijven.

Ik voel een enorm appel om dit team uit de brand te helpen, net als Pieter en Emma doen. Maar daarmee versterk ik het patroon van dit team.

“Wat gebeurt hier steeds?” vraag ik.

“Emma en ik zijn de enige die hier mensen aanspreken. Terwijl in de wandelgangen iedereen het erover heeft” zegt Pieter, zwaar geïrriteerd.

“Kan iemand Pieter uit de brand helpen

en zonder omhaal benoemen wat hier speelt en over wie het gaat?”

zegt nu de leidinggevende.

Hear hear!

“Er is veel irritatie in dit team over Erik en Jeroen.” antwoordt Iris. Ze kijkt beide heren aan. “Erik, jij komt te laat op vergaderingen, vorige week kwam je niet opdagen bij die klantafspraak en als er extra taken liggen pak jij ze nooit op.

Jeroen, dat laatste geldt ook voor jou. En je communiceert slecht of niet over werk dat langer duurt. Ik vind dat onprofessioneel.”

“Ik ben het daar mee eens” vult Maurits aan. “ik ook” zegt Marit.

“Erik, Jeroen, willen jullie reageren?”

“Ik vind het wel heftig om te horen” zegt Erik. “Het raakt mij ook. En ik snap de irritatie wel” vult Pieter aan.

“Verschillende mensen hebben nu feedback aan jullie gegeven. Wiens boodschap kon je het beste hebben?” vraag ik.

“Die van Iris, zonder twijfel” zegt Pieter. “Tuurlijk voelde ik ook wel dat er irritaties waren, maar zo duidelijk als dit heb ik het nog nooit gehoord. Ze is oprecht.”

Ik moest denken aan de gevleugelde uitdrukking ‘feedback is een cadeautje dat het verdient om uitgepakt te worden’

In die cadeauverpakking is dit team erg goed, met het gevolg dat het nooit uitgepakt wordt.

In dit team zie je verschillende patronen:

1. Er zijn twee rebellen die compleet hun eigen gang gaan. Twee trekkers doen, mede namens hun volgers, pogingen om zich erover uit te spreken.

2. Bij irritaties over elkaar wordt meer over dan mét elkaar gesproken.

3. Feedback wordt in dit team omzichtig en indirect geformuleerd. Gevolg: de ontvanger voelt weinig urgentie om iets te doen.

De manager van dit team deed er goed aan om niet gelijk in te grijpen toen het spannend werd.

Doordat ze niet ingreep, werden de patronen zichtbaar.

Doordat ze niet ingreep, liep de spanning op.

Daardoor trad Iris, die normaal niet zo snel op de voorgrond treedt, naar voren en gaf een prachtig voorbeeld van onomwonden impactvolle feedback.

Wat ze daarna deden:

• De patronen en hun effecten benoemen

• De successen benoemen: wat werkte wél?

• Afspraken maken als team:

• hoe gaan we elkaar scherp houden op dit patroon

• en het wenselijke gedrag bij elkaar stimuleren?

• Afspraken maken met Erik en Pieter, die nu wel moesten bewegen.

Over de auteurs Léonie en Annemieke zijn beide psycholoog en eigenaar van Firijn. Ze helpen teams en organisaties bij het versterken van samenwerkingsgedrag en het doorbreken van hardnekkige patronen. Léonie en Annemieke hebben elkaar gevonden in hun fascinatie voor groepsgedrag. Zij schreven samen de boeken Groepsdruk en Ongeschreven regels. Ze helpen teams en organisaties bij het versterken van samenwerkingsgedrag en het doorbreken van hardnekkige patronen. Ze doen dat resultaatgericht, met scherpte en met humor. Hun missie: complexe teamzaken simpel maken.

Hun methodiek wordt intussen door vele coaches en managers gebruikt vanwege de praktische stappen tools die zij binnen de methodiek hebben ontwikkeld. Eén van die tools is het teamspel 'het spel der ongeschreven regels'.