Besluitvorming in teams: kunnen we nu écht aan het werk?!
- Annemieke en Leonie
- 7 feb 2018
- 3 minuten om te lezen
Elke maand schrijven we een kort blog naar aanleiding van een ongeschreven regel die we in veel teams tegenkomen. We bespreken de mogelijke impact van de ongeschreven regel en geven een praktische tip om hem te veranderen of juist te versterken.
“We hebben het er van de week nog eens over gehad met een paar mensen... En we vinden die aanpassing in de software toch niet zo’n goed idee. Kan het echt niet anders?”
Drie teamleden zuchten diep. Anderen gaan startklaar zitten om de discussie te heropenen.
Er stonden andere zaken op de agenda, maar het team neemt evengoed de tijd om de discussie te voeren.
Voor de zoveelste keer trouwens.
Er is vorige week eindelijk een besluit genomen. Nu lijkt het alsof dat besluit nooit genomen is.
De ongeschreven regel in dit team is “Op genomen besluiten komen we regelmatig terug”
De ongeschreven regel heeft een hoop voordelen. We noemen er een paar: Zorgvuldigheid: bij complexe besluitvorming is het fijn als je, na zorgvuldig beraad, mag terugkomen op zaken. Zeker als je het team daarmee helpt om betere prestaties te leveren. Risico mijden: besluiten nemen is eng. Hoe weet je nu dat je alles in overweging hebt genomen? En of het goed afloopt? Nog even door discussiëren is dan best aantrekkelijk. Geen verantwoordelijkheid hoeven nemen: op het moment dat je besluiten neemt, aanvaard je de verantwoordelijkheid voor de consequenties. Je loopt het risico op het matje te worden geroepen als het mis gaat (‘zie je wel…, ik zei nog…’). Geen besluit nemen voelt op de korte termijn veilig. Enge confrontaties mijden: de discussie stoppen is ook eng. Dan moet je je uitspreken: “zeg, dit is nu de vierde keer dat we de discussie heropenen na een genomen besluit. Ik ben er klaar mee.”
Genoeg redenen om de ongeschreven regel in stand te houden.
Er zijn ook genoeg nadelige consequenties te bedenken: Inefficiëntie en onnodige strijd: er nu wordt bakken energie gestoken in discussies die al gevoerd zijn. Opnieuw discussiëren betekent niet dat je besluit beter wordt. Meestal is het een herhaling van zetten, een strijd van ego’s. Onveiligheid: als niks zeker is, ook al is er een besluit genomen, steken mensen hun nek niet meer uit. Gebrek aan leiderschap: als niemand de herhaling van discussie stopt is er te weinig leiderschap in een team. Daarmee gaat veel kostbare tijd en energie verloren. Gebrek aan voortgang: In het meest extreme geval is het team heel hard aan het werk, zonder dat er voortgang wordt geboekt op de punten die ter discussie staan. Het team boekt geen successen. Tot grote frustratie van de teamleden. Uiteindelijk lopen mensen daarop stuk.
Herken jij deze ongeschreven regel uit jouw team en wil je er verandering in brengen?
Het begint natuurlijk bij het bespreekbaar maken van de ongeschreven regel. Herkennen andere teamleden deze ook? Welke voor- en nadelen ervaren zij van deze ongeschreven regel? Is er urgentie om de ongeschreven regel te veranderen?
Eén simpele tip die grote impact kan hebben: De mensen die het diepst zuchten bij herhaalde discussies worden signaalgevers in het team. Zij kunnen hardop de vraag gaan stellen: is dit echt nodig? Wordt het besluit hier beter van of blijven we gewoon bij het besluit dat er ligt?
Zo simpel kan het soms zijn.
Over de auteurs
Léonie en Annemieke zijn beide psycholoog en eigenaar van Firijn. Zij hebben elkaar gevonden in hun fascinatie voor groepsgedrag en expertise in het begeleiden van teams bij verandering. Zij schreven samen de boeken Groepsdruk en Ongeschreven regels. Hun missie: complexe teamzaken simpel maken. Hun methodiek wordt intussen door vele coaches en managers gebruikt vanwege de praktische stappen tools die zij binnen de methodiek hebben ontwikkeld. Eén van die tools is het teamspel 'het spel der ongeschreven regels'.
コメント