Een vergadering overleven? Ga multi-tasken!
- Annemieke en Leonie
- 26 apr 2018
- 2 minuten om te lezen
Mensen druppelen binnen met koffie. Er wordt nog wat gekletst. Iedereen kiest zijn of haar vaste plek aan de vergadertafel. De mobiel wordt op tafel gelegd. De laptop gaat open.
“Zo irritant”, zei laatst een manager. “Iedereen verdwijnt gelijk in de laptops. Geen idee wat ze daar aan het doen zijn. Vast niet alleen aantekeningen maken van de vergadering. Ik vraag me af wie er nog echt bij is.”
Hebben jullie ook deze ongeschreven regel:
Multi-tasken tijdens een vergadering mag. Niemand zegt daar wat van.
Wij hebben hem zelf ook. Zolang het niet de spuigaten uitloopt, werkt het voor ons prima. We zijn natuurlijk ook maar met z’n tweeën. Dan is een klein beetje chaos niet zo erg en vaak zelfs handig. Kleine klusjes werken we tussen de onderwerpen door even weg.
De ongeschreven regel kan ook nadelig werken: • Men is al snel teveel afgeleid. • Er is weinig betrokkenheid bij elkaar en bij de onderwerpen. • Het tempo van het overleg én de kwaliteit gaan omlaag.
Herken je deze nadelen en wil je van deze ongeschreven regel af?
Drie tips:
Neem je overleg eens kritisch onder de loep: is het nodig dat iedereen aanwezig is? Is de agenda helder en aansprekend? Zijn de doelen helder? Wordt er voldoende gestuurd op de voortgang? Prima! Of gaat het alle kanten op en duurt het onnodig lang? Dan is het logisch dat mensen andere dingen gaan doen.
Ben jij die afhaker omdat je de vergadering niet relevant vindt of te lang vindt duren? Neem dan je verantwoordelijkheid, grijp in en maak het bespreekbaar. In plaats van te gaan multi-tasken.
Een hele simpele tip: spreek af dat er alleen nog met papier vergaderd wordt (met uitzondering van de notulist misschien). Laptops en telefoons blijven in de tas. Wil je iets onthouden? Schrijf het dan op papier. Het brein onthoudt alles dat met pen is opgeschreven veel beter.
We wensen je succes, focus en vooral plezier tijdens een overleg!
Over de auteurs
Léonie en Annemieke zijn beide psycholoog en eigenaar van Firijn. Ze helpen teams en organisaties bij het versterken van samenwerkingsgedrag en het doorbreken van hardnekkige patronen. Léonie en Annemieke hebben elkaar gevonden in hun fascinatie voor groepsgedrag. Zij schreven samen de boeken Groepsdruk en Ongeschreven regels. Ze helpen teams en organisaties bij het versterken van samenwerkingsgedrag en het doorbreken van hardnekkige patronen. Ze doen dat resultaatgericht, met scherpte en met humor. Hun missie: complexe teamzaken simpel maken.
Hun methodiek wordt intussen door vele coaches en managers gebruikt vanwege de praktische stappen tools die zij binnen de methodiek hebben ontwikkeld. Eén van die tools is het teamspel 'het spel der ongeschreven regels'.
Comments