Samenwerken op afstand

“Komt ze weer niet over de brug!” Dat stomme wijf houdt zich nooit aan de afspraken. Zo kan ik toch niet werken!”

Zo scheldt Maria een tijdje door achter haar PC. De PC voelt niet en zegt niks terug. Dus ze kan lekker los.

Maria is nu een half jaar bezig met haar project. Ze werkt samen met drie Belgische, één Nederlandse en twee Amerikaanse collega’s. De Amerikaanse collega’s zijn in dienst bij haar opdrachtgever. Maria is projectleider.

Door de cultuurverschillen en machtsverhoudingen is het een bijzonder ingewikkeld project.

De afstand maakt het pas écht ingewikkeld. Zeker omdat twee collega’s zich niet aan afspraken houden.

Maria krijgt er geen vat op. Bij projecten in Nederland heeft ze daar minder last van.

Ze ligt er van wakker. Want haar opdrachtgever klopt bij haar aan als de deadline gemist wordt of wanneer de kwaliteit niet naar behoren is.

Mensen die op afstand van hun teamleden werken komen regelmatig vergelijkbaar gedoe tegen.

Dat samenwerken op afstand kan overigens ook in eigen land. Steeds meer mensen werken thuis of in andere gebouwen, terwijl ze moeten samenwerken met hun teamleden.

Samenwerken op afstand is om verschillende redenen niet altijd effectief.

Tobler’s Eerste wet van de geografie:

‘Everything is related to everything else,

but near things are more related to each other

Fysieke afstand maakt dat mensen minder makkelijk invloed hebben op elkaar.

Daarvoor is tenminste één simpele reden te geven: als we elkaar aardig vinden, dan laten we ons makkelijker beïnvloeden. We vertrouwen elkaar makkelijker, vragen makkelijker om hulp en bieden sneller hulp.

Wat blijkt uit onderzoek van Becker? We werken liever en vaker samen met de mensen die fysiek dichterbij ons zijn dan met de mensen die fysiek meer op afstand staan.

Ook Festinger toonde in zijn beroemde onderzoek aan dat we positiever oordelen over mensen die we vaker fysiek tegenkomen. Hoe dichterbij, hoe vaker we de ander tegenkomen.

Deze relatie is al zichtbaar bij mensen die zich op verschillende verdiepingen van een gebouw bevinden.

Het werkt overigens maar tot 30-50 meter. Daarna maakt het niet meer uit hoe ver weg iemand zit. 50 m of 25 km maakt geen verschil.

Wat doe we met mensen op afstand?

We zijn geneigd mensen op afstand een beetje te ‘ontmenselijken’. We oordelen sneller over de ander en zijn minder genuanceerd in ons oordeel.

Zo zal de scheldkanonnade van Maria De relatie met haar collega niet ten goede komen, ook al scheldt ze tegen een PC.

Hoe zorg je toch voor een vruchtbare samenwerking op afstand?

Wat het belangrijkste lijkt: organiseer regelmatig live bijeenkomsten.

Live contact blijkt nog altijd de meest effectieve vorm van contact. Waarom? Omdat we alleen in het live contact in staat zijn elkaar écht goed te begrijpen. We kunnen de non-verbale reacties van iemand zien. Er is minder ruis.

Uit onderzoek blijkt dat we onbewust elkaars fysiologische toestand overnemen. Ga jij rustig ademhalen in een verhitte discussie. Dan is de kans groot dat je gesprekspartner die ademhaling overneemt.

We lezen elkaar dus niet alleen door te observeren, maar ook door te voelen.

Bovendien zorgt live contact er voor dat we de tijd nemen om de ander te leren kennen. En dat is weer nodig om elkaar te kunnen vertrouwen en om een genuanceerd oordeel over elkaar te hebben.

Hoe je dat organiseert en wat haalbaar is hangt af van jullie dagelijkse werkelijkheid.

Een klant van ons bedacht iets heel simpels. Hoewel ze in hetzelfde land en zelfs in hetzelfde gebouw werkte, was er toch afstand tussen de afdelingen die fysiek verder uit elkaar lagen.

De verschillende afdelingen besloten (onder andere) een koffie moment in te lassen elke dag om 10 uur.

Collega’s sporen elkaar aan om te komen. Als je niet komt, geen ramp. Als je nooit komt, dan krijg je het te horen.

De toegenomen nabijheid maakt dat ze minder snel oordelen naar elkaar, en elkaar meer (aan)spreken.

Daardoor is er minder ruis, gedoe en ergernis. De energie die daaraan verloren ging kunnen ze nu in andere zaken steken.

Als je voor een internationale organisatie werkt, is het slim om beleid te maken op samenwerken op afstand, waarin je expliciet aandacht hebt voor de wijze waarop je wilt werken aan vertrouwen binnen dit soort relaties.

Investeer in teambijeenkomsten voor teams op afstand. Niet jaarlijks, maar minstens half jaarlijks.

Die investering verdien je vanzelf weer terug door de toegenomen efficiëntie en kwaliteit.

Wil je nog meer tips over samenwerken op afstand? Ben Tiggelaar zette nog een paar handige tips op een rij.

Annemieke Figee en Léonie van Rijn zijn beide psycholoog met een passie voor groepsdynamiek. Ze coachen organisaties bij gedrags- en cultuurverandering. Ze schreven twee boeken: 'groepsdruk' kwam uit in 2015. In september 2017 publiceerden zij 'ongeschreven regels' waarin ze praktische tips geven om patronen in groepen te veranderen.

Hun missie: complexe teamzaken simpel maken.

18 januari geven ze een leuke training waarin je leert hoe je op simpele, luie manieren teams in beweging krijgt. Je leert onder andere werken met werkvorm rond ongeschreven regels.

#samenwerkenopafstand #teamcoaching #bindinginteams #tips