In vijf stappen naar succesvol teamgedrag

Voor de zoveelste keer vraagt Jan in de vergadering ‘waarom kunnen we deze taak niet gewoon terugleggen bij de afdeling communicatie, zoals dat vroeger ging?’ Een aantal collega’s knikt driftig.

Andere collega’s zuchten en kijken weg.

En jij? Jij ontploft bijna!

Waarom komt die vraag toch steeds terug?!

Dit hebben jullie al tien keer besproken. Je kunt niets aan de gekozen structuur veranderen.

En ze blijven er maar over zeuren…

Erger nog….

Een aantal teamleden doet nog steeds niet wat er verwacht wordt.

Hoe krijg je het nu voor elkaar dat ze ophouden met klagen en gaan handelen? We geven je vijf tips.

Het goede nieuws is dat dit team een belangrijk signaal afgeeft. En met signalen mag je blij zijn. Dit team, of in ieder geval Jan, is zo aardig om je te laten weten dat hij twijfelt aan de gekozen beslissing. Er zijn zat teams die het gewoon op hun eigen manier blijven doen, zonder met je in discussie te gaan. Met soms vervelende gevolgen.

Het slechte nieuws is dat je blijkbaar iets hebt laten liggen in het veranderproces.

Misschien denk je nu: Hoezo?! Heb ik er nog niet genoeg energie in zitten dan? Er zijn toch zeker grenzen?

Toch willen we je prikkelen om te kijken of je je energie op de goede dingen richt. Zoals we in ons vorige blog al duidelijk maakte, zien we vaak managers die met eindeloos geduld hetzelfde soort gesprek met hun mensen blijven voeren. En daar gaat het nu juist mis.

Ga voor jezelf eens kritisch na of je de volgende stappen écht zorgvuldig hebt doorlopen

Stap 1: Heb je de resultaten scherp? Check nog eens goed of je de resultaten voor dit jaar echt scherp hebt en of je snapt wat er van jou en jouw team wordt verwacht. Zijn er nog vragen? Is het te vaag? Ga dan vooral in gesprek met je eigen manager. Of zorg dat je de resultaten samen met je team aanscherpt als je daarvoor de vrijheid hebt.

Heb je al een strategie? En heb je die samen met je team bedacht en gedeeld? Als je een strategie hebt kun je inschatten in hoeverre de resultaten haalbaar zijn. Als ze niet haalbaar zijn dan kun je verwachten dat je team gaat muiten en afspraken niet nakomt. Misschien moet je ze wel bijstellen. Niks is zo frustrerend als onhaalbare doelen. Of denk je juist te snel beperkend? Zijn de doelen wel heel makkelijk te behalen. Ook dan is de kans op protesten vanuit het team groot. Zorg dus voor haalbare en uitdagende doelen.

Stap 2: Heb je een meetlat? Weet je welk gedrag nodig is om op een goede manier tot deze resultaten te komen? Van jezelf, van je individuele teamleden en op het gebied van samenwerking. Heb je dat scherp? Zie je het voor je? Kun je het op de werkplek herkennen en benoemen?

Voor de meetlat geldt: Hoe concreter, hoe beter.

Stap 3: Weet het team wat ze te doen hebben? Misschien denk je: “ja, natuurlijk weten ze dat! Dat heb ik pas tachtig keer herhaald! Bovendien staat het ook nog in ons jaarplan.”.

Dan wil je ons advies vast niet horen, maar we geven het toch. Toets het nog een keer.

Als het goed is heb je nu een scherpe meetlat.

Ga nog eens in gesprek met je team en check:

of ze de boogde resultaten scherp hebben;

of ze de afspraken die daarbij horen (over wie wat doet, wanneer het opgeleverd wordt) helder hebben;

of jouw meetlat voor gedrag bij jouw team duidelijk is.

welke beelden zij zelf hebben over de meetlat.

Stap 4: Is er commitment? We kunnen niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is om commitment van je team te krijgen. Bij alles wat je afspreekt met je team is het noodzakelijk dat je team expliciet ‘ja’ zegt. Deze stap wordt vaak overgeslagen. De manager en teamleden nemen aan dat iedereen zich committeert aan de afspraken. Vaak vanuit de ongeschreven regel: ‘wie zwijgt stemt toe’ of ‘als twee of drie teamleden ja-knikken dan gaan we ervan uit dat iedereen akkoord is’.

Ook, of misschien wel juist, wanneer teamleden zich openlijk uitspreken tegen een verandering, kun je commitment vragen om zich evengoed voor 100% in te zetten.

Stap 5: Kan het team het? De laatste stap die je moet zetten is checken of aan alle voorwaarden wordt voldaan om de resultaten te kunnen bereiken. Zijn er voldoende middelen? Is de kennis aanwezig in het team? Beheerst het team de vaardigheden die nodig zijn om de resultaten te behalen? Zijn de basisvoorwaarden op orde?

Als (een aantal van jouw) teamleden onvoldoende inzet toont om een verandering tot een succes te maken, is het zaak eerst deze vijf basisvragen te beantwoorden. Als je op alle vragen een volmondig “JA” antwoordt, dan is er meer aan de hand.

Mogelijk dat er in jouw team ongeschreven regels leven die het behalen van de resultaten dwarsboomt.

Voorbeelden van deze ongeschreven regels kunnen zijn:

• We zeggen ‘JA’ maar we doen gewoon wat we altijd doen;

• Als je zegt dat je iets niet kunt dan word je keihard afgerekend, mondje dicht dus;

• We hebben al zoveel veranderingen gehad, meestal wordt dit met veel bombarie aangekondigd maar verandert er helemaal niets. Dus gewoon je werk blijven doen en zien wat er gebeurt;

• De managers in deze organisatie hoeven we niet zo serieus te nemen. Ze zijn toch na een jaar weer weg

Ongeschreven regels liggen ten grondslag aan de gewoontes in een team: zo doen wij dat hier. Zoals je weet zijn gewoontes hardnekkig. We nodigen je van harte uit om ons E-book te lezen. Daarin geven we praktische tips

s om de ongeschreven regels uit jouw team scherp te krijgen en te veranderen.

#teamontwikkeling #managen #commitment #samenwerking